目次
1. 採用時におけるコンプライアンスチェックとは
コンプライアンスは、企業が反社会的勢力との関わりを避けるために必要なプロセスです。
取引先や株主を対象とするコンプライアンスチェックもありますが、新卒、中途、パート等の採用候補を対象とした反社チェックを実施することで、企業内部に反社会的勢力が紛れ込むのを防ぐことができます。
採用時にコンプライアンスチェックを怠り、採用者と反社会的勢力の関係が発覚した場合、その責任は採用担当者が負うことになり、企業は損害賠償請求や訴訟に直面するリスクがあります。
そのため、採用時における反社チェックは企業の存続に直結する非常に重要なプロセスであると言えます。
採用フロー全体を意識したコンプライアンスチェックが重要
反社会的勢力関係者の採用を回避するためには、書類審査から内定告知前までの採用フロー全体を意識したコンプライアンスの実施が重要です。
また、採用時は限られた時間で複数人の採用候補者を選定しなければいけないため、採用担当者だけでコンプライアンスチェックを実施するのは困難です。
それぞれの採用段階や対象人数などに応じて、外部ツールや調査会社を活用しながら、効率的にコンプライアンスチェックを行なっていくとよいでしょう。
2. 採用時の具体的なコンプライアンス調査手法
2-1. 履歴書・経歴書の読み込み
まずは、採用候補者から応募時に提出された履歴書や経歴書を詳しく読み込みましょう。
コンプライアンスチェックの観点から、履歴書や経歴書の中で見るべきポイントは以下の6点です。
頻繁な転職歴があるか
職歴に不自然な経歴や空白期間があるか
短期間での退職があるか
不明瞭な職歴や勤務先がないか
特異な資格や経歴がないか
退職理由に不自然な点がないか
上記のポイントを特に注意深くチェックし、当てはまる項目や不自然な点があれば、面接時に質問するようにしましょう。
2-2. 面接時に言動と提出書類の整合性チェック
面接の場は、採用候補者と直接対話ができるだけでなく、その様子も観察できるチャンスです。
前述の履歴書・経歴書などで見受けられた不自然な点や、気になる点について、面接時に深掘り質問をして整合性が取れているかを確認しましょう。
その際、話し方や印象、態度などの言動を観察し、不自然に感じられる場合は追加で詳しい調査を進めるとよいでしょう。
2-3. 面接時の身だしなみや態度を観察
面接時は、整合性のチェックと合わせて、採用候補者の身だしなみや態度の観察も大切です。
入れ墨やタトゥー等の疑わしい身だしなみをしていないか、不適切な態度をとる様子がないかなどをよく観察しましょう。
また、「採用時には誓約書が必要である」と伝え、その際の反応を確認することも有効です。
ただし、入れ墨の存在や不自然な態度があるからといって、反社会的勢力であると断定するには不十分です。
疑わしい点があった場合は、追加で詳しい調査を進めることをおすすめします。
2-4. 公開情報の確認
自社で調査するには少し手間はかかりますが、WEB・新聞・SNSなど一般に公開されている情報の確認は、採用時のコンプライアンスチェックの調査手法です。
まずは一次調査として、面接前までに自社で調査し、疑わしい点が見受けられた場合は専門調査会社へ詳しい調査を依頼するとよいでしょう。
また、公開情報だからとはいえ、自社で調査をする場合は、プライバシー侵害に注意し、過度な調査は避けなければいけません。
WEB検索
自社でコストを抑えてコンプライアンスチェックをする場合、最も有効なのはWEB検索による調査です。
GoogleなどのWEB検索にて、「候補者名 + ネガティブワード」を組み合わせて検索するのが一般的です。
例えば、「候補者名 逮捕」「候補者名 暴力団」「候補者名 違反」など、反社会的勢力や犯罪を示唆するワードを掛け合わせます。
また、画像検索による顔写真の確認や、ブログでの言動チェックなども可能です。
新聞記事や官報
新聞記事や官報は、信頼性の高い情報源であり、WEB検索だけでは見つけにくい詳細な情報を入手できる可能性があります。
新聞記事から情報収集する場合は、主要新聞社・地方紙・業界紙等のデータベースサービスを使い、過去の記事を検索します。
WEB検索に比べ、古い記事を見つけることが可能ですが、噂レベルの情報や口コミは新聞記事で確認できないこと、検索対象が多い場合にサービスの利用料金がかさみがちになることなどが懸念点です。
また、官報では自己破産歴の確認ができ、図書館や国⽴印刷局が提供する「インターネット版官報のページ」で閲覧可能です。
ただし、無料で閲覧できるのは直近30⽇間分のみとなっています。
1ヶ⽉以上前の官報を確認したい場合は、有料のサービスに登録する必要があるため、調査会社へ依頼するのが効率的です。
SNS
近年では、SNSを通じた闇バイトや猥褻（わいせつ）事件の犯罪歴、反社会的勢⼒との繋がりなどが発覚するケースもあります。
各種SNSにおいて採用候補者のアカウント検索し、SNSでの発言や投稿内容、交友関係に不適切な点がないかをチェックしましょう。
2-5. 行政機関の活用（警察・暴追センター）
書類審査や面接後、採用候補者が反社会勢力関係という疑いが感じられた場合は、警察や暴追センター（全国暴力追放運動推進センター）などの行政機関を活用し、詳しいコンプライアンスチェックを行う手法があります。
その際は、以下の資料を揃えて情報提供を受けます。
確認を求める契約相手の氏名・生年月日・住所がわかる資料
暴力団排除の特約を定めた契約関係資料（ある場合）
契約相手が暴力団関係者の疑いがあると判断した資料または理由
ただし、行政機関を活用する場合は、資料の準備や手続きから情報提供を受けるまで、時間と手間がかかります。
自社だけで対応が難しい場合は、専門の調査会社へ依頼することも検討しましょう。
2-6. 専門調査会社へ依頼
「特定の採用候補者を詳しく調査したい」「疑いのある採用候補者がいるが、自社による調査では対応しきれない」という場合は、専門の調査会社へ依頼をしましょう。
依頼先によって、調査範囲、納期、価格などが異なるため、どんな項目の調査を依頼したいかをあらかじめ検討しておく必要があります。
専門調査会社への依頼は、確実性が高く、自社作業の手間が省ける一方で、コストがかかってしまうので、最終面接前や内定告知前などの最終検討段階で活用するのが一般的です。
弊社サービスのコンプライアンスチェックでは、データベース調査と併せて、対象者評価を行うことが可能です。
調査対象者への直接面談（インタビュー）は行わず、培った独自の情報網とノウハウを基に調査対象には知られないよう側面から情報を収集し、より実態把握に近づくための調査を行なっています。
3. 採用時におけるコンプライアンスチェックの注意点
コンプライアンスチェックでは、採用候補者の個人情報や背景に関わる部分を調査します。
そのため、個人情報に関する情報収集や、踏み込んだ調査には注意が必要です。
自社で行う場合は、その判断が難しい場合があるため、弁護士の監修をつけたり、法令遵守を徹底している調査会社へ依頼したりするのもよいでしょう。
個人情報の保護
個人情報保護法の観点から、個人情報の中には収集してはいけない情報があるため注意が必要です。
例えば人種・民族・社会的身分・出生地、その他社会的差別の原因となり得る事柄に加え、思想や信条などに関する情報も原則として取得してはいけません。
そのため、コンプライアンスチェックでの調査や面接において、思想信条に関わる質問や出生地に関する調査などは控えましょう。
採用判断に関係のない調査をしない
必要以上に踏み込んだ調査や面接は、プライバシーの侵害や人権侵害につながる可能性があります。
そのため、前述の取得してはいけない個人情報だけでなく、過度な調査にも注意が必要です。
どこまでが適法でどこからが違法であるかは曖昧ですが、採用判断や業務上必要な情報か否かを考慮し、過度な調査や質問は控えるようにしましょう。
4. 採用時以外にも自社でできる反社対策
採用時以外にも、自社でできる反社対策があります。
誓約書の提出を求めたり、就業規則へ反社排除条項を記載することで、万が一社内に反社会的勢力の関係者が紛れ込んでしまった場合のリスクを最小限にすることができます。
入社時に誓約書の提出を求める
誓約書は、採用候補者自身に反社会的勢力との関係がないことを宣言してもらう重要な文書です。
入社時に採用候補者から誓約書を回収しておくことで、コンプライアンスチェックで見抜けなかった場合や、候補者が内定承諾後や入社後に反社会的勢力と関わりを持ってしまった場合も、誓約違反を理由に内定取り消しや懲戒解雇を行うことが可能となります。
誓約書の内容には、以下のような項目を盛り込むことで、万が一の企業へのリスクを最小限に留めることができます。
反社会的勢力との関係がないことの明確な宣言
反社会的勢力との取引や利益供与を行わないことの誓約
反社会的勢力と関係があることが判明した場合の対応（解雇等）の同意
会社の反社会的勢力排除方針への理解と遵守の誓約
また、誓約書の作成時は、できるだけ弁護士等の専門家に確認を取り、できる限り法的に有効なものを作成することをおすすめします。
就業規則へ反社排除条項を記載
反社会的勢力排除の方針を就業規則に明確に盛り込むことで、企業の姿勢を明確にし、法的な根拠を強化することができます。
通常、労働者は労働契約法により保護されているため、企業側は従業員を簡単に解雇することができません。
そこで、就業規則に反社会的勢力排除に関する条項を設けておくことで、反社会的勢力と関わりを持つ従業員がいることが発覚した場合には服務規律違反として懲戒処分の対象とすることが可能になります。
就業規則に反社排除条項を追加する際は、主に以下の内容が一般的です。
反社会的勢力の定義を明確にする
反社会的勢力との関係禁止を明記する
違反時の懲戒処分について具体的に定める
反社会的勢力と関わった場合の報告業務
また、反社会的勢力を取り巻く環境は、常に変化しています。
そのため、就業規則の反社排除条項も定期的に見直し、必要に応じてアップデートすることが大切です。
5. まとめ
採用時に実施する反社チェックは、企業に反社会的勢力関係者が紛れ込むのを防ぐことで、企業の存続や信頼を維持する重要な調査です。
面接や公的情報の調査手法は自社でも可能ですが、調査対象者が多数いる場合や、採用担当者が判断をしなければならない場合などは、採用担当者の業務や責任負担が重くなってしまいます。
また、個人情報保護やプライバシーの侵害等の観点からも、どこまで調査をして良いのか、専門知識がないと難しい場面もあるかもしれません。
弊社フィルターバンクの「コンプライアンスチェック」では、データベース調査から対象者に関する詳細な調査まで、調査したい内容に合わせた反社チェックが可能です。
コンプライアンスチェックをご検討の際は、ぜひご相談ください。
弊社のチェックサービスはこちらです。
